K
KryovaOperations
Privacy

Privacyverklaring

Kryova Operations hecht groot belang aan een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en welke rechten u heeft.

Versie: 7 juni 2026 · Laatst bijgewerkt: 7 juni 2026

1. Wie zijn wij?

Kryova Operations is een handelsnaam van Ultima Trust B.V., gevestigd te [adres in te vullen] en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [KvK in te vullen]. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze privacyverklaring worden beschreven.

Voor vragen over privacy of het uitoefenen van uw rechten kunt u contact met ons opnemen via:

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw rol en de manier waarop u met ons in contact staat, verwerken wij onder meer:

  • naam, bedrijfsnaam en functie of rol;
  • contactgegevens zoals e-mailadres en telefoonnummer;
  • inhoud van berichten en contact- of demoformulieren;
  • account- en inloggegevens van portaalgebruikers;
  • planning-, shift- en beschikbaarheidsgegevens;
  • urenregistratie, route- en ritgegevens;
  • goedkeurings- en correctiestatussen van weekstaten;
  • factuur-, betalings- en overige administratieve gegevens;
  • geüploade documenten, voor zover relevant voor de dienstverlening;
  • technische gegevens zoals IP-adres, browsertype en bezoekgegevens van de website;
  • cookie- en analytics-gegevens, voor zover van toepassing.

3. Waarom verwerken wij deze gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor onder meer de volgende doeleinden:

  • het beantwoorden van contact- en demo-aanvragen;
  • het voorbereiden en uitvoeren van offertes en samenwerkingen;
  • het uitvoeren van planning en operationele ondersteuning;
  • het registreren en verwerken van uren en weekstaten;
  • het beheren van klantgoedkeuringen en correctieverzoeken;
  • het voorbereiden van facturatie en het voeren van administratie;
  • accountbeheer, beveiliging en misbruikpreventie van het portaal;
  • het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder de fiscale bewaarplicht;
  • het verbeteren van onze website, het portaal en onze dienstverlening.

4. Op welke grondslagen?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op basis van een geldige grondslag uit de AVG:

  • Uitvoering van een overeenkomst: voor het leveren van de afgesproken diensten.
  • Voorbereiding op een overeenkomst: voor het behandelen van offertes, contact- en demo-aanvragen.
  • Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld op grond van fiscale of administratieve regelgeving.
  • Gerechtvaardigd belang: zoals beveiliging, fraudepreventie en het verbeteren van onze dienstverlening, na een zorgvuldige belangenafweging.
  • Toestemming: waar dit wettelijk vereist is, bijvoorbeeld voor bepaalde cookies of marketingcommunicatie.

5. Met wie delen wij gegevens?

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derden voor zover dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening of voor zover wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Het gaat onder meer om de volgende categorieën ontvangers:

  • hosting- en clouddienstverleners voor het beheren van onze systemen;
  • leveranciers van e-mail-, communicatie- en IT-diensten;
  • software- en platformleveranciers die onze dienstverlening ondersteunen;
  • onze accountant, boekhouder en eventuele juridisch adviseurs;
  • betaaldienstverleners, voor zover van toepassing;
  • opdrachtgevers en uitvoerders, uitsluitend voor zover operationeel noodzakelijk;
  • bevoegde autoriteiten, indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst, zodat ook bij hen sprake is van een passend beschermingsniveau.

6. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of zo lang als wettelijk verplicht is. In het algemeen hanteren wij de volgende uitgangspunten:

  • contact- en demo-aanvragen: zolang nodig voor de opvolging en daarna binnen een redelijke termijn verwijderd of geanonimiseerd;
  • administratieve en fiscale gegevens (waaronder facturen): op basis van de wettelijke bewaartermijn van [7] jaar;
  • portaal- en operationele gegevens: zolang dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst, de administratie en de toepasselijke wettelijke verplichtingen;
  • inactieve accounts: worden periodiek beoordeeld en waar passend verwijderd of geanonimiseerd.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang. Hieronder vallen onder meer toegangsbeheer, rolgebaseerde autorisaties, beveiligde hostingomgevingen, logging en het beperken van toegang tot operationele gegevens tot personen voor wie dit noodzakelijk is. Productiegegevens worden niet publiek toegankelijk gemaakt.

8. Cookies en analytics

Onze website kan gebruikmaken van functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van de website. Daarnaast kunnen wij analytische cookies inzetten om het gebruik van de website te meten en te verbeteren. Marketingcookies of trackingcookies worden uitsluitend geplaatst nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven, voor zover dit wettelijk vereist is. Op dit moment maken wij geen gebruik van marketing- of advertentietrackers, tenzij in deze verklaring uitdrukkelijk anders vermeld.

9. Rechten van betrokkenen

U heeft op grond van de AVG onder meer de volgende rechten:

  • recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
  • recht op correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
  • recht op verwijdering van uw gegevens, voor zover wij daartoe niet wettelijk verplicht zijn deze te bewaren;
  • recht op beperking van de verwerking;
  • recht van bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
  • recht op overdraagbaarheid van gegevens, voor zover van toepassing;
  • recht om eerder gegeven toestemming in te trekken.

U kunt uw verzoek richten aan info@kryova.nl. Wij kunnen u vragen om aanvullende informatie ter verificatie van uw identiteit voordat wij uw verzoek in behandeling nemen.

10. Klachten

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op via info@kryova.nl, zodat wij samen tot een oplossing kunnen komen. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Internationale doorgifte

Wij streven ernaar om persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Indien voor bepaalde diensten gebruik wordt gemaakt van leveranciers buiten de EER, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals de Europese standaardcontractbepalingen of een ander door de Europese Commissie erkend mechanisme.

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening of in de toepasselijke wet- en regelgeving. De meest recente versie is steeds te raadplegen op onze website. Wijzigingen worden van kracht op het moment van publicatie.

Versie: 7 juni 2026 · Laatst bijgewerkt: 7 juni 2026